Ein Dienstag in einem Elektrobetrieb mit sechs Leuten. Um sieben fahren die Monteure raus. Der Chef telefoniert, beantwortet Rückfragen von der Baustelle, fährt selbst zu einem Aufmaß. Um fünf kommt er ins Büro zurück. Dort warten vier Angebote, die längst raus sein sollten, ein Stapel Eingangsrechnungen und neunzehn E-Mails.
Wenn Sie sich darin wiedererkennen, dann ist KI für Sie kein Zukunftsthema. Sondern die Frage, wie Sie Ihre Abende zurückbekommen.
Aber der Reihe nach. Nicht alles, was mit KI möglich ist, ist im Handwerk auch sinnvoll.
Fünf Aufgaben, die heute schon gut funktionieren
1. Angebotstexte aus Stichpunkten
Sie sprechen nach dem Aufmaß ein paar Stichpunkte ins Handy: „Bad Obergeschoss, Wand- und Bodenfliesen raus, neue Vorwandinstallation, bodengleiche Dusche“. Die KI macht daraus einen sauberen, verständlichen Angebotstext in Ihrem Ton. Die Positionen und Preise kommen weiter aus Ihrer Branchensoftware, aber das Schreiben fällt weg.
2. E-Mails sortieren und Antworten vorbereiten
Terminanfragen, Rückfragen, Rechnungsfragen, Werbung: Die KI sortiert vor und legt für die Standardfälle einen Antwortentwurf bereit. Sie lesen, passen an, senden. Aus zwanzig Minuten werden fünf.
3. Eingangsrechnungen vorkontieren
Rechnung als PDF rein, Buchungsvorschlag raus. Viele Buchhaltungsprogramme bieten das inzwischen selbst an, und es funktioniert erstaunlich zuverlässig. Die Steuerberaterin freut sich über sauberere Belege.
4. Stellenanzeigen und Social-Media-Beiträge
Fachkräfte finden ist schwer genug. Eine Stellenanzeige, die nicht nach Behörde klingt, oder ein Beitrag über die fertige Baustelle ist mit KI in Minuten geschrieben. Wichtig: in Ihrer Sprache, nicht in Werbedeutsch. Das lässt sich der KI beibringen.
5. Telefonannahme außerhalb der Arbeitszeit
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand abhebt: Name, Anliegen, Rückrufwunsch, bei Bedarf eine Terminanfrage. Kein Ersatz für ein persönliches Gespräch, aber besser als eine Mailbox, auf die keiner spricht.
Drei Dinge, bei denen Sie noch warten sollten
1. Kalkulation und Preise
Eine KI kann Ihnen helfen, eine Kalkulation zu erklären. Sie sollte sie nicht erstellen. Materialpreise, Ihre Stundensätze, die Erfahrung, wie lange so ein Altbau wirklich dauert: Das gehört in Ihre Branchensoftware und in Ihren Kopf.
2. Fachliche Beratung ohne Kontrolle
Normen, Vorschriften, Förderprogramme: KI-Systeme klingen dabei sehr überzeugend, auch wenn sie falschliegen. Alles, was fachlich oder rechtlich verbindlich ist, muss ein Mensch prüfen.
3. Kommunikation, die niemand gegenliest
Eine KI, die selbstständig Kunden antwortet, ohne dass jemand drüberschaut, ist ein Risiko für Ihren Ruf. Entwürfe ja, Autopilot nein. Zumindest so lange, bis das System wirklich Ihren Betrieb kennt.
Und die Daten?
Eine Frage, die in jedem Gespräch kommt, und das zu Recht: Kundennamen, Adressen und Auftragsdetails haben in einem kostenlosen Chat-Tool nichts verloren. Für den Einsatz im Betrieb braucht es Lösungen mit Servern in der EU, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und klare Regeln im Team. Seit 2025 gehört außerdem eine Schulung der Mitarbeiter zur Pflicht.
So fangen Sie an
Nicht mit dem Tool, sondern mit der Frage: Was frisst bei uns jede Woche die meiste Zeit, und wiederholt sich dabei immer wieder? Das ist Ihr erster Kandidat.
Genau das machen wir im KI-Workshop: einen halben Tag lang Ihre Abläufe anschauen und drei konkrete Einsatzfelder finden, mit Aufwand und Nutzen. Und wenn die ehrliche Antwort „noch nicht“ lautet, sage ich Ihnen das auch.
Von Stefan Felder · Über mich
