Montagmorgen im Büro eines Handwerksbetriebs. Die Kollegin am Empfang hat eine verärgerte Kundenmail vor sich und keine Lust, schon wieder dieselbe Antwort zu tippen. Also kopiert sie die Mail in ChatGPT, samt Name, Adresse und Auftragsnummer des Kunden, und lässt sich eine freundliche Antwort schreiben. Die Antwort ist gut. Die Frage, was gerade mit den Kundendaten passiert ist, stellt sich niemand.
Genau solche Situationen hat die EU im Blick, wenn sie von KI-Kompetenz spricht.
Was im Gesetz steht
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (auch „AI Act“) gilt seit dem 2. Februar 2025. Sinngemäß verlangt er: Wer KI-Systeme anbietet oder beruflich einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, damit die eigenen Mitarbeiter über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Dabei sollen Vorwissen, Erfahrung und der konkrete Einsatzzweck berücksichtigt werden.
Das klingt abstrakt. Praktisch heißt es: Wer im Betrieb mit KI arbeitet, soll wissen, was er da tut. Wo die Stärken liegen, wo die Grenzen sind und was man besser nicht eingibt.
Betrifft mich das?
Sehr wahrscheinlich ja. Die Pflicht gilt nicht nur für Tech-Firmen, sondern für jedes Unternehmen, das KI beruflich nutzt. Dazu zählt auch:
- ChatGPT, Gemini oder Copilot für E-Mails, Angebote oder Texte
- KI-Funktionen in Ihrer Buchhaltungs- oder Branchensoftware
- Übersetzungs-Tools, Bildgeneratoren, Telefonassistenten
Es spielt keine Rolle, ob das Tool offiziell eingeführt wurde oder ob Mitarbeiter es einfach nutzen. Gerade im zweiten Fall ist der Handlungsbedarf am größten.
Was das Gesetz nicht verlangt
Hier kursiert viel Verunsicherung, deshalb klar gesagt:
- Kein bestimmtes Zertifikat. Das Gesetz schreibt weder einen Kurs noch eine Prüfung noch einen Anbieter vor.
- Keine Einheitsschulung. Die Buchhaltung braucht etwas anderes als der Vertrieb. Angemessen heißt: passend zur Rolle.
- Kein Verbot. Artikel 4 soll KI-Nutzung sicherer machen, nicht verhindern.
Was Sie aber haben sollten: einen Nachweis, dass Sie sich gekümmert haben. Wenn später etwas schiefgeht, etwa eine Datenpanne oder ein fehlerhaftes Angebot, ist die Frage „Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter geschult?“ die erste, die gestellt wird.
So setzen Sie es in einem kleinen Betrieb um
Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern reicht ein pragmatischer Weg in vier Schritten:
- Bestandsaufnahme. Welche KI-Tools werden bei Ihnen genutzt, offiziell und inoffiziell? Fragen Sie nach, Sie werden überrascht sein.
- Spielregeln festlegen. Eine Seite genügt: Welche Tools sind erlaubt? Was darf nicht eingegeben werden (Kundendaten, Preiskalkulationen, Personalthemen)? Wer prüft KI-Texte, bevor sie rausgehen?
- Schulung nach Rolle. Ein halber Tag mit praktischen Beispielen aus Ihrem Alltag bringt mehr als ein Online-Kurs mit Multiple-Choice-Test. Wichtig: Grenzen und Risiken gehören genauso dazu wie Tipps.
- Dokumentieren. Wer wurde wann zu was geschult? Eine einfache Liste reicht. Einmal im Jahr auffrischen, und bei neuen Tools kurz nachschulen.
Und die Diskussion um Änderungen?
Die EU-Kommission hat Ende 2025 vorgeschlagen, Teile der KI-Verordnung zu vereinfachen, darunter auch die Schulungspflicht. Ob und in welcher Form das beschlossen wird, sollten Sie aktuell prüfen (Stand dieses Artikels: September 2026).
Meine Empfehlung ist unabhängig davon dieselbe: Schulen Sie Ihr Team trotzdem. Nicht wegen des Gesetzes, sondern weil ungeschulte KI-Nutzung das eigentliche Risiko ist. Die Mitarbeiterin vom Montagmorgen hat nichts Böses gewollt. Sie wusste es nur nicht besser.
Wie ich Ihnen helfen kann
Im KI-Workshop schauen wir uns an, wo KI in Ihrem Betrieb sinnvoll ist, und schulen Ihr Team dabei an echten Aufgaben aus Ihrem Alltag. Auf Wunsch mit Teilnahmebestätigung und Spielregeln zum Mitnehmen.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen wenden Sie sich an eine Anwältin oder einen Anwalt für IT-Recht.
Von Stefan Felder · Über mich
